Quy trình chuẩn bị Teabreak cho sự kiện

Mặc dù Teabreak chỉ là một bữa tiệc nhỏ, diễn ra trong khoảng thời gian khá ngắn nhưng để tổ chức thành công một bữa tiệc Teabreak, bạn cần nắm rõ quy trình tổ chức và phục vụ của hình thức này.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức tiệc Teabreak thường là nơi rộng rãi, thoải mái, có thể chứa nhiều khách nhưng không gây tù túng và ngột ngạt. Các buổi tiệc này thường là tiệc đứng nên không gian tổ chức phải phù hợp và tiện lợi cho khách đi lại và trò chuyện.

Với những nhà hàng có không gian phòng lớn tổ chức, bạn đã quen thuộc vị trí, cách sắp xếp để tối ưu. Đối với các đơn vị đã có sẵn địa điểm tổ chức, họ chỉ cần thuê dịch vụ tiệc Teabreak, thì việc đầu tiên bạn cần làm là khảo sát địa điểm thực tế để lên kế hoạch setup tiệc cho phù hợp.

2. Xác định số lượng khách mời

Căn cứ vào số lượng khách mời tham dự sự kiện và đặc điểm của khách để bạn xây dựng thực đơn phù hợp. Ngoài ra, việc lên thực đơn cho bữa tiệc Teabreak còn cần cân nhắc dựa trên mức ngân sách mà đơn vị tổ chức sẵn sàng chi trả cho nhà hàng của bạn.

Teabreak là bữa ăn nhẹ để tái tạo năng lượng sau những giờ làm việc mệt mỏi vì vậy không cần lên thực đơn quá nhiều món và cầu kỳ. Những món ăn đều phải đảm bảo về số lượng và chất lượng. Bạn nên phân bổ phù hợp giữa các món bánh, trái cây và đồ uống.

3. Trang trí không gian bàn tiệc

Sự đan xen về màu sắc chính là yếu tố tạo nên sự tinh tế trong bữa tiệc Teabreak. Tùy thuộc vào tính chất của bữa tiệc mà bạn chọn các trang trí cho phù hợp. Tuy nhiên, bạn cũng không nên quá cầu kỳ và rườm rà trong cách trang trí vì đây là một bữa tiệc nhanh trong thời gian ngắn. Điều quan trọng nhất là bạn chuẩn bị một các chỉn chu và sạch sẽ, không gian thoải mái để khách hàng thư giãn cũng như tận hưởng bữa tiệc.

4. Phân công nhiệm vụ phục vụ

Nhân viên phục vụ là một vị trí quan trọng trong các buổi tiệc Teabreak.  Đây là vị trí sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng bất cứ lúc nào khi bữa tiệc đang diễn ra. Mỗi vị trí có một nhiệm vụ khác nhau như bổ sung đồ ăn, phục vụ khách, setup bàn tiệc,... góp phần tạo nên sự thành công của bữa tiệc.

Tác phong phục vụ rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của các vị khách trong sự kiện. Vì vậy, bạn cần phân chia công việc cụ thể cho từng người để nhân viên phục vụ không lúng túng khi làm việc.

5. Vệ sinh, dọn dẹp không gian

Mặc dù chỉ là bữa tiệc diễn ra trong thời gian ngắn nhưng bạn vẫn phải đảm bảo sự an toàn về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm. Trước khi diễn ra buổi tiệc, cần đảm bảo không gian sạch sẽ, không ám mùi để ảnh hưởng đến sự kiện.

Sau quá trình diễn ra bữa tiệc, đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc bố trí dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và setup trả lại không gian phòng như ban đầu.